Vår Integritetspolicy

1. Inledning

Procruitment AB, org.nr. 559172-7374, Södra Kyrkogatan 6, 652 24 Karlstad, är moderbolag i en koncern med flera dotterbolag, se bilaga 1, (”Koncernbolagen”). Koncernbolagen bedriver samma typ av verksamhet och Koncernbolagen använder gemensamma system för att administrera rekrytering, personalhantering och affärsrelationer. Alla personuppgifter som respektive bolag i koncernen samlar in och behandlar kan därför komma att delas mellan Koncernbolagen i enlighet med denna integritetspolicy. Koncernbolagen är separata juridiska enheter som har egna ändamål och bestämmer över hur dina personuppgifter behandlas. Vem som är personuppgiftsansvarig över behandlingen av dina personuppgifter beror därför på vilket bolag i koncernen det är som behandlar personuppgifterna. Denna integritetspolicy gäller för behandlingen av personuppgifter som utförs av Koncernbolagen och beskriver hur personuppgifter samlas in, behandlas och skyddas i samband med Koncernbolagens verksamhet inom rekrytering och personaluthyrning.

Vi behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679 (GDPR) samt tillämplig svensk lagstiftning såsom lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning Integritetsskyddsmyndighetens föreskrifter och allmänna råd samt annan tillämplig lagstiftning avseende de tjänster som vi tillhandahåller.

Vi behandlar personuppgifter enligt GDPR:s principer:

✔ Laglighet, korrekthet och transparens

✔ Ändamålsbegränsning

✔ Uppgiftsminimering

✔ Korrekthet

✔ Lagringsbegränsning

✔ Integritet och konfidentialitet

✔ Ansvarsskyldighet

Kontakt för frågor:  dataskydd(@)procruitment.se

2. Personuppgiftsansvarig och ansvar för personuppgifter

Respektive bolag i koncernen är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som respektive bolag utför och ansvarar för att denna behandling sker enligt gällande dataskyddslagstiftning. För dig som tagit kontakt med eller blivit kontaktad av ett Koncernbolag är det bolaget som du har kontakt med som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. All information kring respektive personuppgiftsansvarig framgår av Bilaga 1 Personuppgiftsansvariga.

 För den personuppgiftsbehandling som vi utför ser vi till att:

✔ Dina personuppgifter behandlas lagligt, korrekt och öppet.

✔ Vi endast samlar in och behandlar nödvändiga uppgifter.

✔ Vi vidtar säkerhetsåtgärder för att skydda dina uppgifter.

✔ Du har rätt att få tillgång till, korrigera eller radera dina uppgifter.

Se Bilaga 2 Behandling av personuppgifter och ändamål för en detaljerad redogörelse över hur vi behandlar personuppgifter.

3. Vad är personuppgifter och behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all information som kan kopplas till en identifierad eller identifierbar, levande fysisk person.

Exempel:

✔ Namn, e-postadress och telefonnummer
✔ Personnummer och födelsedatum
✔ IP-adress
✔ Fotografier
✔ CV, ansökningshandlingar och intervjunoteringar

All hantering av personuppgifter – inklusive insamling, registrering, lagring, analys och radering – utgör behandling av personuppgifter.
För oss kan behandlingen bestå av att vi t.ex. tar emot ansökningshandlingar, sparar ansökningshandlingar eller kontaktar potentiella kunder.

4. Varifrån samlar vi in personuppgifter?

Nedan följer en övergripande beskrivning av hur vi behandlar dina personuppgifter. En närmare beskrivning framgår av bilaga 2. 

4.1 Kandidater – Hur vi samlar in dina personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter om dig på följande sätt:

När du själv lämnar uppgifter till oss

✔ När du registrerar dig i våra system eller söker en tjänst hos oss.
✔ När du kommunicerar med oss via e-post, telefon eller andra kanaler.

När vi hämtar uppgifter från externa källor

Vi kan samla in personuppgifter om dig från externa källor i följande situationer:

✔ Sourcing: Vi söker aktivt efter kandidater i offentliga databaser, t.ex. LinkedIn eller branschregister.
✔ Tredjepartsregistrering: Om du registrerar dig via en tredjepartstjänst (t.ex. LinkedIn eller Facebook) kan vi ta emot de personuppgifter som du har delat via den tjänsten.
✔ Rekommendationer från tidigare arbetsgivare eller referenser i samband med rekryteringsprocesser.

När vi får rekommendationer från anställda

✔ I vissa fall kan våra anställda rekommendera kandidater för tjänster. Om detta sker, informerar vi kandidaten om att vi behandlar deras uppgifter.

När får du information om detta?

Om vi har samlat in dina uppgifter från en extern källa (t.ex. genom sourcing eller en rekommendation) informerar vi dig vid första

kontakt eller inom rimlig tid, i enlighet med GDPR.

4.2 Kundkontakter & Företagsrelationer

Vi samlar in personuppgifter om kontaktpersoner hos företag genom:

✔ Direktkontakt (e-post, telefon, möten).

✔ Nätverksevenemang eller affärsmässiga relationer.

✔ Offentliga företagsdatabaser såsom allabolag.se.

Dessa uppgifter används för att etablera och upprätthålla affärsrelationer.

4.3 Referenser

Uppgifter om referenter samlas in från kandidaten (dig) i samband med rekrytering. När vi kontaktar en referent informerar vi dem om att deras uppgifter behandlas och om deras rättigheter enligt GDPR.

5. Till vem delas personuppgifter?

Koncernbolag

Då vi använder gemensamma system för att administrera rekrytering, personalhantering och affärsrelationer inom koncernen kan personuppgifter delas med Koncernbolagen för interna administrativa ändamål, samordning av uppdrag samt för att effektivt kunna tillhandahålla våra tjänster. Behandlingen sker med stöd av artikel 6.1 f) i GDPR och vårt berättigade intresse av att kunna administrera våra tjänster.

Partners

Vi använder molnbaserade system från externa leverantörer för att hantera rekrytering, kundrelationer, affärskommunikation och avtalshantering. Vi kan därför komma att dela personuppgifter med externa samarbetspartners såsom IT-leverantörer, systemleverantörer, och kommunikationsplattformar i syfte att tillhandahålla och underhålla våra digitala tjänster, system och infrastruktur. Behandlingen sker med stöd av antingen artikel 6.1 b) i GDPR för att behandlingen är nödvändig för fullgörande av avtal eller artikel 6.1 f) i GDPR och vårt berättigade intresse av att kunna använda system från externa leverantörer. 

Vi ingår personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal) med leverantörer som behandlar personuppgifter på uppdrag av oss för att säkerställa att dessa leverantörer behandlar personuppgifter i enlighet med våra instruktioner, att de uppfyller dataskyddskraven i GDPR och att personuppgifter inte behandlas för andra ändamål än de vi har angett.

Myndigheter

Personuppgifter kan delas med behöriga myndigheter i samband med att vi tillhandahåller våra tjänster när det krävs enligt lag eller när vi har ett berättigat intresse, exempelvis för att försvara eller göra gällande rättsliga anspråk. Delningen av personuppgifter sker med stöd av antingen artikel 6.1 c) i GDPR och vår rättsliga förpliktelse att dela uppgifterna eller artikel 6.1 f) i GDPR och vårt berättigade intresse att exempelvis kunna försvara eller göra gällande rättsliga anspråk.

Transaktioner

Vid eventuell försäljning eller omstrukturering av vår verksamhet kan personuppgifter delas med potentiella köpare och deras rådgivare som en del av due diligence-processen. I en sådan situation kommer vi se till att samtliga parter som tar del av uppgifterna omfattas av nödvändiga sekretessåtaganden. Behandlingen sker med stöd av artikel 6.1 f) GDPR och vårt berättigade intresse av att kunna genomföra affärstransaktionen.

6. Hur länge sparas personuppgifterna?

Vi tillämpar följande principer för lagring:

• Avtalsförhållande: Uppgifter som behandlas för att fullgöra ett avtal med dig sparas under den tid avtalsförhållandet pågår och därefter så länge det krävs enligt gällande preskriptionstider (vanligtvis upp till 10 år).
• Rättslig förpliktelse: I vissa fall är vi skyldiga att spara uppgifter enligt lag, t.ex. bokföringslagen, vilket innebär att vissa uppgifter sparas i upp till 7 år.
• Berättigat intresse: Uppgifter som behandlas baserat på vårt berättigade intresse, exempelvis för att kunna kommunicera med kandidater och matcha dem mot framtida uppdrag, sparas så länge det är nödvändigt för att fullgöra respektive syfte med vår behandling. Om vi inte har haft kontakt med dig eller om du inte har varit aktiv i vårt rekryteringssystem på tre år kommer vi att radera dina uppgifter.

Vi genomför regelbundna översyner för att säkerställa att inga personuppgifter lagras längre än nödvändigt. När syftet med behandlingen upphör, vi inte längre har en laglig grund eller om du begär att dina uppgifter raderas, så raderas eller anonymiseras uppgifterna på ett säkert sätt.

7. Säkerhet

Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter från obehörig åtkomst, förlust eller manipulation. Om du skapar ett konto i vårt rekryteringssystem ansvarar du för att hålla dina inloggningsuppgifter säkra. 

Användning av IT-leverantör och säkerhetssystem

En övergripande beskrivning

Vi arbetar för att skydda våra kunders och anställdas personuppgifter genom att använda betrodda IT-leverantörer och tillförlitliga system. Vår strategi för informationssäkerhet bygger på etablerade principer som garanterar en god nivå av säkerhet och integritet.

IT-leverantörer

Vi samarbetar med professionella IT-leverantörer som erbjuder lösningar för säker hantering av data. Dessa leverantörer är valda utifrån deras erfarenhet och förmåga att uppfylla våra säkerhetskrav. Genom att anlita specialiserade externa aktörer för att tillhandahålla vissa tekniska funktioner som vi inte har egen kunskap eller kapacitet avseende kan vi fokusera på vår kärnverksamhet och samtidigt upprätthålla en god säkerhetsstandard.

System och miljöer

Våra system och tekniska miljöer är utformade för att skydda mot obehörig åtkomst och andra säkerhetshot. Vi använder oss av kryptering, brandväggar och intrångsdetekteringssystem för att säkerställa att all information som hanteras inom våra system är skyddad.

Säkerhetsåtgärder

För att säkerställa att våra system håller en god säkerhetsnivå genomför vi säkerhetsrevisioner och uppdateringar regelbundet. Vi tillämpar principen om minst privilegier, vilket innebär att endast behörig personal har tillgång till känslig information, och vi utbildar våra anställda i säkerhetspraxis och riskhantering.

8. Användning av anonymiserade uppgifter

Personuppgifter som har samlats in om dig kan vi komma att anonymisera i syfte att behandla anonymiserade och aggregerade uppgifter för att analysera rekryteringsmönster och förbättra våra tjänster. Behandlingen grundas på vårt berättigade intresse av att kunna utveckla våra tjänster enligt artikel 6.1 f).

9. Överföring till tredje land

Om personuppgifter överförs utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring sker i enlighet med gällande dataskyddsregler, t.ex. genom att tillämpa EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller genom att säkerställa att landet i fråga omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå. Vid behov vidtar vi ytterligare tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna.

10. Dina rättigheter enligt GDPR

Som registrerad har du flera rättigheter enligt GDPR. Dessa rättigheter inkluderar:

Rätt till tillgång: Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig och information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Information om hur vi behandlar dina personuppgifter lämnas genom denna integritetspolicy samt genom att vi svarar på frågor från dig. För att ställa frågor eller begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig, vänligen kontakta oss på dataskydd(@)procruitment.se.

Rätt till rättelse: Om du upptäcker att de personuppgifter vi har om dig är felaktiga eller ofullständiga, har du rätt att begära att vi rättar eller kompletterar dessa uppgifter.

Rätt till radering: I vissa fall har du rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter, till exempel om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlades in för.

Rätt att invända: Du har rätt att invända mot viss behandling av dina personuppgifter, inklusive behandling för direktmarknadsföring. Om du invänder mot behandling för direktmarknadsföring, kommer vi att upphöra med behandlingen för detta ändamål.

Rätt till begränsning av behandling: Under vissa omständigheter har du rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter, till exempel om du ifrågasätter riktigheten av uppgifterna.

Rätt till dataportabilitet: Du har rätt att begära att vi överför dina personuppgifter till en annan organisation, eller till dig, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

Rätt att återkalla samtycke: Om behandlingen av dina personuppgifter baseras på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Detta påverkar dock inte lagligheten av behandlingen som utförts innan samtycket återkallades.

För frågor, invändningar eller för att utöva någon av dessa rättigheter, vänligen kontakta oss på dataskydd(@)procruitment.se. Vi kommer att svara på din begäran inom en månad. 

I vissa situationer har vi inte möjlighet att tillmötesgå din begäran om radering av personuppgifter. Det gäller i situationer då personuppgifterna antingen fortfarande är nödvändiga att behandla för det syften som de samlades in för, att vårt intresse att fortsätta behandla personuppgifterna väger tyngre än ditt intresse av att få uppgifterna raderade eller för att vi enligt lag fortsatt måste behandla personuppgifterna.

Klagomål

Om du anser att vi hanterar dina personuppgifter felaktigt kan du kontakta oss på dataskydd(@)procruitment.se Du har också rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), IMY:s kontaktuppgifter framgår på www.imy.se.

11. Cookies och spårning

Vi använder cookies på vår hemsida för att förbättra användarupplevelsen vid rekrytering. För mer information, se vår Cookie-policy.

12. Ändringar i integritetspolicyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy vid behov. Den senaste versionen kommer alltid att finnas tillgänglig på vår webbplats.

Vid väsentliga förändringar som påverkar hur vi behandlar dina personuppgifter informerar vi dig via e-post eller genom en notis i våra tjänster.

Senast uppdaterad: 2025-06-09

Bilaga 1

Bilaga 2

Översikt av personuppgiftsbehandling

För dig som tagit kontakt med eller blivit kontaktad av ett Koncernbolag är det bolaget som du har kontakt med som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter. All information kring respektive personuppgiftsansvarig framgår av Bilaga 1 Personuppgiftsansvariga.

För den behandling av personuppgifter som inletts före den 9 juni 2025 behandlar vi dina personuppgifter med ditt samtycke som laglig grund. För vår behandling av dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke gäller i relevanta delar fortsatt den integritetspolicyn som är daterad 7 januari 2019. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss.

För den behandling av personuppgifter som inletts efter den 9 juni 2025 behandlar vi nedan angivna personuppgifter för de ändamål och med den lagliga grunden som framgår av tabellen nedan.