Onboarding handlar om att introducera nya medarbetare till en organisations verksamhet, kultur, värderingar, employer brand och såklart till tjänsten som medarbetaren kommer att ha.

• Preboarding, tänk på att onboardingen startar när anställningsavtalet signeras. Inkludera och se till att medarbetaren ser fram emot att börja jobba hos just er.
• Utse en person som är ansvarig för medarbetaren under den första tiden och tänk noga igenom vem som är bäst lämpad för uppdraget.
• Informera om vilka steg som ingår i onboardingprocessen och tyddliggör hur den kommande tiden ser ut, och anpassa gärna onboardingen efter medarbetarens önskemål.
• Gör en checklista inför att den nya medarbetaren ska påbörja onboardingen och följ upp under tiden för att säkerställa att alla steg genomförts, och att medarbetaren har fått all information som behövs.
• Avsätt tid för onboarding – du kommer att tjäna på det i slutändan!
  

En oboarding börjar tidigare än vad man kan tro och processen startar när den nya medarbetaren har ett signerat avtal i sina händer. Oavsett om medarbetaren kommer att vara på plats om två veckor eller tre månader börjar processen direkt med att få medarbetaren att känna sig välkommen och motiverad för att starta sin nya tjänst. En av våra seniora konsulter uttrycker sig så här:

”Jag tycker att onboardingen börjar redan från att man har ett anställningskontrakt signerat. Då ska det komma någon typ av förhandsinformation där man direkt blir välkomnad.” – Senior ingenjör.

Preboardingen blir så omfattande som du själv gör den, men glöm inte att de små sakerna gör skillnad för den nyanställde. Saker som att bjuda in till en lunch på kontoret med teamet, till att ringa ett telefonsamtal för att höra att allt känns okej inför anställningsstart, skicka ut en folder med information om bolaget, ge ut ett schema för den första dagen och att delge vilken klädkod som gäller kommer göra att medarbetaren blir mer avslappnad inför anställningsstart. Att känna sig oförberedd inför den första dagen på jobbet kan skapa en olustig känsla och därmed kan du som ansvarig för onboardingen minimera risken för detta genom preboarding.

Förberedelser inför onboardingen

Utrustning för nyanställd

Ta reda på vilken teknisk utrustning och vilka licenser medarbetaren behöver i sin roll och beställ och installera detta i god tid. Det möjliggör att medarbetaren kan sätta sig in i jobbet snabbt och enkelt och signalerar att du har planerat för att personen ska börja.

Startkit för nyanställd

Har ni ett start-kit som era anställda får den första dagen? Om inte, då är det en god idé att fixa det. Ett bra riktmärke är att kombinera någonting personligt med profilprodukter. Att få den där tygväskan eller vattenflaskan med företagets logotyp på är en liten kostnad för företaget, men signalerar samhörighet och att den nyanställde nu är en del av företaget. Men se upp här, att bara omfamnas av profilprodukter kan också ge en känsla av att man ska bli en vandrande reklampelare – så addera gärna någonting personligt som ett handskrivet kort, ballonger eller en bukett med blommor.

”När jag väl kommer till kontoret ska onboardingen ha kommit så långt att allt är färdigt. Licenser, dator och mobil ska finnas på plats. Det gör inget om det står en liten present på skrivbordet.” – Senior ingenjör.

Utse en ansvarig

För att få en så lyckad onboardingprocess som möjligt är det bra att utse en person som kommer att vara ansvarig för processen, från planering till genomförande. Den ansvariga bör även bli fråntagen en del av dennes vanliga uppgifter för att faktiskt ha tid att genomföra onboardingen. Vem man ska utse till ansvarig är bra att tänka igenom. Välj en person som kommer att jobba nära den nya medarbetaren och som är erfaren nog för att veta vem och vilka det är bra att vända sig till på företaget och kan besvara frågor som dyker upp. Tänk på att en chef, VD eller en annan person med hög position inom bolaget inte behöver vara rätt person för uppdraget, snarare är det en kollega med liknande position som bör ha rollen som ansvarig. Personer med högre positioner kan däremot vara delaktiga i onboardingen och hålla i vissa punkter som rör dem.

”Se till att det finns någon som är ansvarig och har tid för onboardingen, att det är accepterat i företaget att det tar tid.” – Senior ingenjör.

Planera onboarding

Det är viktigt att tänka igenom vad som ska ingå i er onboarding och att detta kommuniceras till medarbetaren som i sin tur kan skapa förväntningar efter det. Gör en plan för hur onboardingen kommer att se ut, från preboarding till att ni anser att onboardingen är genomförd. Att sätta en tidsram för hur lång onboardingen ska vara kan upplevas som svårt, svaret på den frågan besvaras enklast av hur lång tid ni själva anser att det tar att komma in i företaget och rollen på er arbetsplats. Fråga gärna kollegor som varit nya hur lång tid de ansåg att det tog för dem, för att få en mer realistisk bild. Allt från två veckor till tre månader är vanliga tidsramar där onboardingen till en början sker på 100% och succesivt trappas ner, och skarpa arbetsuppgifter trappas upp.

Använd en checklista

Skapa en checklista som den ansvariga kan ha med sig genom onboardingen. Vilka delar ska vi gå igenom? Vilka uppgifter ska vi genomföra? Har medarbetaren fått tillgång till alla system? Genom att använda checklistan säkerställer ni att medarbetaren har fått all nödvändig information, att ni inte har missat något moment, och kan avsluta onboardingen när checklistan anses uppfylld.

Första tiden med onboarding

Börja stort och övergripande och gå djupare in i detaljer ju längre in i onboardingen ni kommer. Förvänta er inte att den nyanställde ska kunna ta till sig specifika processkartor den första dagen, eller kommer att förstå ett internt system innan personen har förstått hur företagets verksamhet fungerar. Till en början är det bra att fokusera på er som företag. Hur är företaget uppbyggt, vilka roller finns och vad är era tjänster/produkter? Vilka är era värderingar och hur är företagskulturen? Att berätta om värdegrund och kultur beskrivs bäst genom faktiska händelser och samtalsämnen snarare än vad som står i er personalhandbok. Enkla saker som exempelvis hur era raster ser ut och vilken tv-serien som senast diskuterades säger mer om er kultur än väl valda ord i en handbok. En av våra juniora konsulter beskriver hur hen önskar att den första tiden ska se ut:

”Det är bra om man kan få en mjukstart de första dagarna där man kan sätta sig in företaget, det känns viktigt att veta mer om företagets kultur och värderingar. Det är positivt om man kan få en inblick i hur olika delar av företaget fungerar och få möjlighet att sitta med på olika typer av möten.” – Junior utvecklare.

Från introduktion till arbetsuppgifter

Efter att ni har presenterat företaget i stora drag är det bra att fokusera på medarbetarens arbetsuppgifter. Det vanligaste är att medarbetaren går bredvid en kollega första tiden för att sätta sig in i hur arbetsdagarna ser ut. Hur lång tid medarbetaren går bredvid anser vi beror på vad medarbetaren själv föredrar. Lär sig medarbetaren bäst genom ”learning by doing” kanske man snabbt kan påbörja vissa arbetsuppgifter själv. Lär sig personen däremot bäst genom att lyssna och sitta bredvid kan det vara en idé att låta det pågå lite längre. Prata med din medarbetare och kom överens om hur ni ska göra för att tillsammans ska nå bästa resultat.

”...sen ser jag det som positivt om man får börja lösa arbetsuppgifter så snart som möjligt – det är kul att känna att man bidrar. Det viktigaste är att det finns en tydlig struktur så att man inte känner att man måste lista ut saker själv.” – Junior utvecklare.

Avslutningsvis vill vi ge 5 tips för en lyckad onboarding

• Preboarding, tänk på att onboardingen startar när anställningsavtalet signeras. Inkludera och se till att medarbetaren ser fram emot att börja jobba hos just er.
• Utse en person som är ansvarig för medarbetaren under den första tiden och tänk noga igenom vem som är bäst lämpad för uppdraget.
• Informera om vilka steg som ingår i onboardingprocessen och tyddliggör hur den kommande tiden ser ut, och anpassa gärna onboardingen efter medarbetarens önskemål.
• Gör en checklista inför att den nya medarbetaren ska påbörja onboardingen och följ upp under tiden för att säkerställa att alla steg genomförts, och att medarbetaren har fått all information som behövs.
• Avsätt tid för onboarding – du kommer att tjäna på det i slutändan!

Vill du ha hjälp med att hitta personal till ditt företag? Läs mer om hur vi jobbar här!